Estos días queremos conocer nuestra actividad digital con más urgencia que nunca. Saber cuánto tráfico nos llega y cuánto de éste convierte, es esencial para tomar decisiones en épocas de crisis.

Y sin embargo, hay herramientas de visualización que no nos ofrecen conexiones «en tiempo real» con herramientas como Google Analytics, una de las más utilizadas por los clientes para medir su tráfico y conversiones. Es el caso de PowerBI en su versión Server que, a pesar de tener un conector con Google Analytics, la información no se refresca automáticamente.

¿Cómo hacer que la data se actualice, por ejemplo, de manera semanal? Easy! Vamos a conectar nuestro Google Analytics con las hojas de cálculo de Google o Google Spreadsheets.

Lo primero, conectaremos Google Analytics con nuestra hoja de cálculo a través de Complementos >> Add Ons >> Get add-ons, y seleccionaremos el de Google Analytics.

Una vez instalado, crearemos un informe de 0. Le daremos un nombre, y seleccionaremos la Cuenta, la Propiedad y la Vista contra la que tirar el informe. En la creación de un nuevo informe, no será necesario conocer el ID de la vista a la que Spreadsheet llamará para extraer los datos; pero en los informes pre-creados, hemos de conocer ese ID para configurar el informe.

Seleccionaremos igualmente las métricas (máx. 10) y las dimensiones del informe y, en su caso, el segmento a implementar si quisiéramos segmentar la información. Una vez configurado, el informe quedará creado y listo para ejecutar.

¿Qué pasa si en la configuración de 0 nos hemos olvidado de incorporar alguna métrica o dimensión? No hay problema, podemos hacerlo en la pantalla de configuración del informe a posteriori pero OJO, ya no será tan fácil como usar un desplegable, sino que hemos de conocer el nombre de las dimensiones y métricas de la API de Google Analytics. Si no te las conoces al dedillo, puedes encontrarlas aquí.

Añade las que necesites. Vuelve a Complementos >> Add-ons >> Run Report, y ¡ejecuta tu informe! Automáticamente se creará un informe en una pestaña nueva con el nombre que le hayas dado a tu informe, y con las métricas y dimensiones que hayas seleccionado.

Por defecto, los informes se ejecturán para los últimos 30 días. En la fecha de inicio, selecciona aaaa-mm-dd para configurar el inicio de la query de datos.

Y ahora, lo interesante, ¿cómo programamos que la query se actualice diaria, semanal o mensualmente? Pues en la misma sección de Complementos >> Add-ons >> Schedule Reports. Selecciona la periodicidad para la actualización automática y ¡voilá! El dato fluirá a PowerBI Server inmediamente.

A modo de tip os dejo también una URL de Google Developers donde encontrar consejos sobre cómo configurar segmentos y filtros en los informes de Google Analytics en Spreadsheet.

¡CONSEJO! Si vais a reportar métricas del tipo: ingresos o cualquier otra que conlleve decimales, mi consejo es que cambies la configuración de vuestro Spreadsheet de España a Estados Unidos. De no ser así, las cifras que reportéis serán con el cambio de «puntos» a «comas» y viceversa, obteniendo métricas complejas de leer.